Polityka prywatności firmy Swappie

Zapraszamy do zapoznania się z naszą Polityką prywatności. Informujemy w niej, jakie dane osobowe użytkowników zbieramy, dlaczego je zbieramy, jak je wykorzystujemy i jakie prawa przysługują użytkownikom.

Niniejsza Polityka prywatności dotyczy osób, które mają styczność z firmą Swappie, takich jak m.in.:

  • nasi klienci (aktywni i potencjalni),
  • osoby odwiedzające naszą stronę internetową,
  • przedstawiciele lub osoby kontaktowe ze strony klientów albo partnerów biznesowych naszej firmy.

1. Administratorzy danych

Spółki Swappie Oy, Swappie B.V., Swappie Germany GmbH oraz Eippa WSOperations OÜ (zbiorczo „firma Swappie” lub „my”) pełnią rolę łącznych administratorów danych osobowych użytkowników zgodnie z opisem zawartym w niniejszej Polityce prywatności. Spółka Swappie Oy została wyznaczona do obsługi — w imieniu lokalnych łącznych administratorów — wszystkich wniosków i pytań ze strony osób, których dane dotyczą, na temat przetwarzania danych osobowych przez firmę Swappie. Należy pamiętać, że jeśli firma Swappie pełni rolę podmiotu przetwarzającego dane wobec klientów lub partnerów, obowiązują wtedy własne polityki prywatności tych podmiotów zawierające informacje na temat zbierania i przetwarzania danych osobowych użytkowników.

Należy również zwrócić uwagę, że strona internetowa firmy Swappie może zawierać linki do innych stron. Niniejsza Polityka prywatności dotyczy tylko naszej strony internetowej. Klikając link innej strony internetowej, użytkownik podlega polityce prywatności tej strony. Zachęcamy użytkowników do zapoznania się z polityką prywatności każdej odwiedzanej strony internetowej.

2. Zbierane i przetwarzane dane osobowe oraz źródła danych

W tym punkcie wyjaśniamy, jakie dane osobowe użytkowników firma Swappie zbiera i do jakich celów, jak dane osobowe są zbierane oraz jakie są podstawy prawne ich zbierania i przetwarzania. Należy pamiętać, że w danym przypadku może mieć zastosowanie więcej niż jedna z poniższych kategorii (np. jeśli użytkownik jest naszym klientem i korzysta z naszej strony internetowej, powinien przeczytać wszystkie odpowiednie akapity). Firma Swappie przetwarza dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym i odpowiednim do konkretnego celu przetwarzania.

Dane użytkownika i użytkowania

W przypadku nawiązania z nami kontaktu przez użytkownika możemy zbierać następujące informacje na jego temat:

  • imię i nazwisko,
  • numer PESEL lub numer identyfikacji podatkowej,
  • numer telefonu,
  • adres e-mail,
  • adres do doręczeń,
  • informacje płatnicze, np. imię i nazwisko posiadacza karty, numer instrumentu płatniczego i data wygaśnięcia instrumentu płatniczego,
  • dane demograficzne,
  • dane konta bankowego w przypadku sprzedaży urządzenia na naszą rzecz,
  • ewentualna korespondencja między nami.

Takie informacje przekazuje nam użytkownik, zawierając z nami transakcję, nawiązując z nami kontakt (np. kiedy wypełnia nasze formularze internetowe) lub komunikując się z naszym działem obsługi klienta. Wykorzystujemy te informacje do celów przetwarzania transakcji, świadczenia usług pozakupowych, świadczenia usług obsługi klienta oraz zarządzania kontem w sferze relacji z klientem.

Komunikacja i kampanie marketingowe

Dane osobowe użytkownika możemy wykorzystywać w celu dostarczania mu reklam. W przypadku wyrażenia przez użytkownika zgody marketingowej, np. poprzez subskrypcję naszego newslettera, albo innej dopuszczalnej prawnie możliwości kontaktowania się z użytkownikiem ze względu na nasz uzasadniony interes, możemy wysyłać mu komunikaty i reklamy dotyczące naszych produktów i usług, ofert i kampanii lub inne istotne wiadomości dotyczące działalności firmy Swappie lub jej partnerów. Możemy wysyłać te komunikaty pocztą e-mail lub w wiadomościach SMS, zależnie od danych kontaktowych, jakie użytkownik nam udostępnił. Możemy również od czasu do czasu organizować kampanie lub konkursy, a użytkownik może nam przekazywać swoje dane kontaktowe i ewentualne inne informacje istotne dla danej kampanii w związku ze swoim udziałem. Podstawą prawną zbierania i przetwarzania tych danych jest zawarcie i wykonanie umowy związanej z kampanią lub konkursem. Wykorzystujemy te informacje do celów przeprowadzenia kampanii lub konkursu oraz kontaktowania się z użytkownikiem w sprawie jego udziału. Jeżeli użytkownik nie chce otrzymywać naszych wiadomości marketingowych i chce wycofać zgodę, może to zrobić w dowolnym momencie, stosując się do instrukcji rezygnacji z subskrypcji zawartych w naszych wiadomościach marketingowych albo kontaktując się z nami bezpośrednio z użyciem podanych poniżej danych kontaktowych.

Wizyty na stronie internetowej

W przypadku wejścia na naszą stronę internetową zbieramy informacje o urządzeniu użytkownika i aktywności przeglądania. Dzięki tym informacjom możemy doskonalić naszą stronę, poprawiać komfort użytkownika i zapewniać bezpieczeństwo. Możemy zbierać następujące informacje:

  • Adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, typ urządzenia i inne dane techniczne.
  • Informacje o sposobie korzystania z naszej strony internetowej, takie jak odwiedzane podstrony, klikane linki i czas spędzany na każdej podstronie.
  • Na podstawie zgody użytkownika używamy plików cookie i podobnych technologii do zbierania informacji na temat zachowań użytkownika i jego preferencji dotyczących przeglądania stron. Użytkownik może w każdej chwili zmodyfikować ustawienia plików cookie lub cofnąć zgodę.
  • Dzienniki serwera, które rejestrują informacje o interakcjach użytkownika z naszą stroną internetową, w tym o czasie odwiedzin i komunikatach o błędach.

Podstawą prawną takiego przetwarzania jest nasz uzasadniony interes lub zawarcie i wykonanie umowy między nami, zależnie od sytuacji.

Używamy plików cookie i podobnych technologii do zbierania informacji o korzystaniu ze strony internetowej. Pliki cookie to porcje danych, które strony internetowe przechowują w przeglądarce lub na urządzeniu użytkownika podczas ich odwiedzania. W momencie aktywowania pliki cookie zbierają pewne dane osobowe użytkownika za pośrednictwem urządzenia i przeglądarki. Wykorzystywane przez nas pliki cookie mogą zbierać następujące informacje:

  • adres IP,
  • typ przeglądarki, wersja i identyfikatory sesji,
  • typ urządzenia i system operacyjny,
  • ścieżka URL na stronie internetowej, spędzony czas i działania wykonane na stronie internetowej,
  • czas wizyty i lokalizacja na poziomie miasta.

Zakres informacji wymienionych powyżej, które zbieramy, zależy od rodzaju aktywowanych plików cookie. Użytkownik może nie zezwalać na te rodzaje plików cookie, które nie są ściśle niezbędne do działania naszej strony internetowej, za pośrednictwem komunikatu o plikach cookie, który jest wyświetlany podczas otwierania naszej strony. Użytkownik może też w dowolnym momencie użyć ustawień przeglądarki w celu usunięcia plików cookie, które zostały już ustawione.

Plików cookie używamy w następujących celach:

  • zapewnienie funkcjonalności naszej strony internetowej („ściśle niezbędne pliki cookie”),
  • zapewnienie zaawansowanej funkcjonalności i personalizacji na naszej stronie internetowej („funkcjonalne pliki cookie”),
  • wyświetlanie reklam spersonalizowanych dla użytkownika („reklamowe pliki cookie”),
  • mierzenie, analizowanie i doskonalenie działania naszej strony internetowej („wydajnościowe pliki cookie”).

Podstawą prawną zbierania danych osobowych za pomocą plików cookie jest, w przypadku ściśle niezbędnych plików cookie, nasz uzasadniony interes albo wykonanie umowy między nami, zależnie od sytuacji. W przypadku pozostałych plików cookie polegamy na zgodzie uzyskanej od użytkownika, jeśli ją wyraził, klikając przycisk Akceptuj przy wybranych plikach cookie na naszym komunikacie o plikach cookie.

Bardziej szczegółowe informacje na temat plików cookie, które są obecnie używane na naszej stronie internetowej, można znaleźć w wykazie plików cookie na dole tej strony.

Przedstawiciele klientów/partnerów biznesowych naszej firmy

Jeżeli użytkownik jest przedstawicielem lub osobą kontaktową ze strony klienta albo partnera biznesowego naszej firmy albo współpracującym z nami indywidualnym przedsiębiorcą, zbieramy następujące informacje na jego temat:

  • imię i nazwisko oraz dane kontaktowe,
  • dane niezbędne do zidentyfikowania użytkownika jako naszego umownego kontrahenta, np. dowód tożsamości,
  • stanowisko i inne informacje dotyczące związków użytkownika z naszym klientem/partnerem biznesowym,
  • ewentualne szczegóły dotyczące naszych interakcji i preferencji użytkownika.

Te informacje są przekazywane bezpośrednio przez użytkownika podczas komunikacji z nami lub — jeżeli użytkownik nie jest w bezpośrednim kontakcie z nami w pierwszej kolejności — otrzymujemy te dane od jego organizacji i jej innych przedstawicieli, z którymi się komunikujemy. Wykorzystujemy te informacje do celów zarządzania naszymi relacjami i wykonania umowy z klientem/partnerami biznesowymi naszej firmy oraz do powiązanej z tym komunikacji. Podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz uzasadniony interes w zarządzaniu stosunkiem umownym i współpracą z klientem lub partnerem biznesowym, a dodatkowo — jeżeli użytkownik jest osobą fizyczną będącą naszym umownym kontrahentem — wykonanie umowy między nami. Jeżeli jesteśmy zobowiązani do zgłaszania organom podatkowym transakcji związanych z naszą współpracą, możemy również potrzebować zebrać osobisty numer identyfikacji podatkowej użytkownika, przy czym podstawą zbierania i celem przetwarzania takich danych jest spełnienie obowiązku prawnego, któremu podlegamy.

Partnerzy z sektora usług płatniczych i logistyki

Należy pamiętać, że podczas dokonywania płatności lub subskrypcji płatności na naszej stronie internetowej dane transakcji i płatności są przekazywane do naszego partnera z sektora usług płatniczych, który zajmuje się funkcją płatności. Podobnie nasz partner logistyczny otrzymuje dane zamówienia użytkownika do celów zrealizowania dostawy lub też zorganizowania odbioru produktu od użytkownika. Jeśli użytkownik wybiera opcję odroczenia płatności, a zatem ubiega się o kredyt, nasi dostawcy usług płatniczych mogą przeprowadzać czynności weryfikacji historii kredytowej w celu upewnienia się co do jego zdolności kredytowej. Dalsze informacje na temat działań związanych z przetwarzaniem danych można znaleźć w polityce prywatności danego partnera.

3. Cele i podstawy zbierania oraz przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym i odpowiednim do konkretnych celów przetwarzania. Możemy przetwarzać dane osobowe użytkownika na podstawie celu realizacji umowy między nim a firmą Swappie, jego zgody lub zobowiązań prawnych (takich jak zapobieganie oszustwom i zapewnienie bezpieczeństwa danych), które są dla nas wiążące. Część naszych funkcjonalności również opiera się na naszym uzasadnionym interesie zapewnienia naszym klientom jak najlepszej realizacji usług. Zwracamy uwagę, że więcej niż jeden z następujących celów i podstaw prawnych może mieć zastosowanie jednocześnie.

Wykonanie umowy

Przetwarzamy dane osobowe użytkownika, kiedy jest to konieczne do wykonania umowy, której jest on stroną, albo do wykonania czynności na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy. Dotyczy to m.in. następujących celów:

  • Przetwarzanie, zarządzanie i dostarczanie zamówień w sposób dokładny i efektywny, zapewniający sprawne wykonanie naszych zobowiązań umownych. Obejmuje to weryfikację tożsamości użytkownika, potwierdzenie szczegółów zamówienia i zorganizowanie wysyłki.
  • Obsługa płatności, przetwarzanie zwrotów i zarządzanie transakcjami finansowymi związanymi z zamówieniami użytkownika. Może to obejmować udostępnienie niezbędnych informacji podmiotom przetwarzającym płatności i innym dostawcom usług w celu umożliwienia bezpiecznych i skutecznych transakcji.
  • Komunikowanie się z użytkownikiem w sprawie jego zamówienia, w tym potwierdzenia, aktualne informacje o wysyłkach, a także wszelkie zmiany w warunkach i postanowieniach, politykach prywatności lub inne ważne zmiany w naszym stosunku umownym.
  • Odpowiadanie na pytania użytkownika, rozwiązywanie spraw pomocy technicznej i rozwiązywanie wszelkich problemów wynikających z naszych zobowiązań umownych, przy zapewnieniu skutecznej obsługi klienta z naszej strony.
  • Zarządzanie usługami subskrypcji, w tym odnowieniami subskrypcji, aktualizacjami i anulowaniami.
  • Świadczenie usług pozakupowych, takich jak obsługa roszczeń gwarancyjnych, zwrotów i wymian.

Zgoda użytkownika

W pewnych aspektach naszych usług możemy poprosić użytkownika o jednoznaczną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. Zwykle ma to miejsce, gdy przetwarzanie nie jest konieczne do wykonania umowy albo wypełnienia obowiązku prawnego. Możemy na przykład poprosić o zgodę użytkownika na wysyłanie do niego komunikatów marketingowych. Jeśli przetwarzamy dane osobowe użytkownika na podstawie jego zgody, ma on prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Aby wycofać zgodę, należy skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych w punkcie Dane kontaktowe niniejszej polityki.

Uzasadniony interes

Możemy przetwarzać dane osobowe użytkownika, kiedy mamy uzasadniony interes, aby to robić, o ile nasze interesy nie przeważają nad prawami i wolnościami użytkownika. Takie uzasadnione interesy to prowadzenie, utrzymywanie i rozwijanie naszej działalności biznesowej; doskonalenie i personalizowanie naszych usług, w tym naszej strony internetowej; analizowanie i poprawianie obsługi klienta; zapobieganie oszustwom i zapewnienie bezpieczeństwa naszych usług; prowadzenie działań marketingu bezpośredniego i promocyjnych, o ile zezwala na nie prawo; rozwijanie i utrzymywanie relacji z klientami; analizowanie trendów rynkowych i prowadzenie badań; doskonalenie i rozwijanie naszych usług napraw i modernizacji; zarządzanie i optymalizowanie naszych zapasów i logistyki oraz obrona bądź dochodzenie roszczeń prawnych. Przetwarzając dane użytkownika w oparciu o uzasadnione interesy, starannie równoważymy nasze interesy z jego prawem do prywatności, starając się zapewnić mu jednoznaczne i łatwe w użyciu opcje zarządzania preferencjami. Użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych w oparciu o nasze uzasadnione interesy. Aby skorzystać z tego prawa, należy skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych w niniejszej Polityce prywatności. Możemy jednak odrzucić taki sprzeciw zgodnie z obowiązującym prawem.

Zobowiązania prawne

Możemy przetwarzać dane osobowe użytkownika w celu wypełnienia zobowiązań prawnych. Obejmuje to spełnienie wymogów nałożonych przez przepisy prawa dotyczące opodatkowania, rachunkowości, ochrony konsumentów i innych odpowiednich ram prawnych, ujawnianie danych osobowych użytkownika, gdy wymagają tego organy ścigania lub organy regulacyjne albo w odpowiedzi na ważny proces prawny, taki jak nakaz sądowy lub wezwanie sądowe, a także zbieranie i przetwarzanie dodatkowych informacji identyfikacyjnych, takich jak kopie lub numery dowodów tożsamości, oraz wykorzystanie technologii zapobiegania oszustwom w celu spełnienia naszych zobowiązań prawnych i ochrony naszej firmy i klientów. Takie przetwarzanie jest niezbędne do weryfikacji tożsamości użytkownika, zapobiegania oszukańczym transakcjom i przestrzegania wymogów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i poznawania tożsamości klienta. Możemy również udostępniać te informacje dostawcom usług płatniczych oraz wykorzystywać publiczne bazy do oceny ryzyka oszustwa, gdy jest to wymagane prawnie. Wreszcie możemy zatrzymywać dane osobowe użytkownika tak długo, jak jest to konieczne do wypełnienia zobowiązań prawnych, w tym w ustawowych okresach zatrzymywania.

4. Odbiorcy danych

Udostępniamy dane osobowe w ramach grupy spółek Swappie do celów określonych powyżej. Ponadto w celu realizacji niektórych celów opisanych w niniejszej polityce możemy udostępniać niektóre z danych osobowych użytkownika zaufanym partnerom, którzy pomagają nam w doręczaniu zamówień i poprawianiu obsługi klienta. Do tych partnerów należą:

  • Dostawcy usług i partnerzy handlowi: Udostępniamy niezbędne informacje dostawcom usług logistycznych, przetwarzania płatności, IT, doradcom lub naszym partnerom uczestniczącym w obsłudze klienta w drodze współpracy (np. naszym partnerom od rozliczeń handlowych lub doręczycielom), którzy pomagają nam w przeprowadzeniu transakcji z klientami.
  • Partnerzy marketingowi: Jeśli użytkownik wyraził zgodę na pliki cookie innych podmiotów albo zasubskrybował nasze newslettery lub działania marketingowe, możemy udostępniać jego dane osobowe tym zewnętrznym dostawcom plików cookie i naszym partnerom marketingowym, którzy realizują dla nas cel przetwarzania.

Możemy również ujawniać dane osobowe podmiotom spoza firmy Swappie, jeśli:

  • Wymaga tego prawo, na przykład w przypadku, gdy musimy ujawnić dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na wniosek złożony przez organ publiczny lub organ ścigania.
  • Ujawnienie danych osobowych użytkownika jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony praw firmy Swappie, naszych klientów lub użytkownika albo do celów realizacji interesu publicznego w sposób zgodny z prawem.
  • Uczestniczymy w fuzji, przejęciu lub jakiejkolwiek formie sprzedaży wszystkich lub niektórych naszych aktywów, możemy udostępniać i/lub przekazywać dane osobowe użytkownika w związku z oceną i zawieraniem takich transakcji.
  • W każdej innej sytuacji, w której uzyskaliśmy zgodę użytkownika na takie przekazanie danych.

5. Przekazywanie danych do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego

Firma Swappie przechowuje dane osobowe użytkowników przede wszystkim na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Mamy jednak dostawców usług i partnerów w kilku lokalizacjach geograficznych. W związku z tym nasi dostawcy usług i partnerzy mogą przekazywać lub przetwarzać dane osobowe użytkowników do jurysdykcji poza Europejskim Obszarem Gospodarczym czy krajem zamieszkania klientów lub przetwarzać te dane w takich jurysdykcjach. Tego rodzaju przekazywanie danych odbywa się zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa oraz z poszanowaniem obowiązujących zabezpieczeń dotyczących przekazywania danych, np. na podstawie decyzji stwierdzających odpowiedni poziom ochrony przyjętych przez Komisję Europejską lub przy użyciu standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

6. Okres przechowywania

Co do zasady dane osobowe są zatrzymywane do czasu, gdy przestają być konieczne do opisanych powyżej celów. Terminy zatrzymywania mogą być dłuższe, jeśli ciąży na nas prawny obowiązek zatrzymywania, na przykład w myśl przepisów o rachunkowości, pewnych rodzajów danych zgodnie z okresami zatrzymywania określonymi w przepisach prawa. Ponadto jeśli będziemy musieli przechowywać jakiekolwiek informacje dłużej dla naszego uzasadnionego interesu ochrony naszych praw, będziemy przechowywać niezbędne informacje w tym celu w granicach ustawowych ograniczeń lub — zależnie od okoliczności — do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia odpowiednich roszczeń.

Stosujemy zarówno środki techniczne, jak i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych użytkownika. Wprowadziliśmy fizyczne, administracyjne i techniczne środki bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych użytkowników i ich poufność. Dostęp do danych użytkownika mogą mieć wyłącznie osoby, które muszą go mieć w związku z pracą.

7. Prawa użytkownika do ochrony danych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i w ich granicach użytkownikowi przysługują następujące prawa:

Prawo dostępu do własnych danych osobowych — użytkownik ma prawo wiedzieć, czy przetwarzamy jego dane osobowe, a jeśli przetwarzamy, to ma prawo dostępu do nich.

Prawo do poprawiania własnych danych osobowych — jeśli użytkownik uważa, że którekolwiek z jego danych osobowych, które mamy, są niedokładne lub niekompletne, może zażądać poprawienia takich danych osobowych.

Prawo do bycia zapomnianym — użytkownik ma prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych, w zakresie dozwolonym przez prawo.

Prawo do ograniczenia przetwarzania — w pewnych sytuacjach użytkownik ma prawo zażądać ograniczenia przetwarzania własnych danych osobowych.

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania — w pewnych sytuacjach użytkownik ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu jego danych osobowych.

Prawo do wycofania zgody — jeśli użytkownik wyraził zgodę na przetwarzanie własnych danych osobowych, ma prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie.

Prawo do przeniesienia własnych danych osobowych — jeśli jest to prawnie możliwe, użytkownik ma prawo do uzyskania zwrotu przekazanych nam danych osobowych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub — jeśli jest to technicznie wykonalne — przeniesienia ich do innego podmiotu.

Jeśli użytkownik zechce skorzystać z któregokolwiek z tych praw, powinien skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych na końcu niniejszej Polityki prywatności. Należy pamiętać, że niektóre z tych praw nie są bezwzględne i mogą obowiązywać pewne ograniczenia podczas ich wykonywania.

8. Zmiany w Polityce prywatności firmy Swappie

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności ze względu na zmiany w naszych operacjach przetwarzania danych lub obowiązujących przepisach. W takich przypadkach zaktualizowaną Politykę prywatności udostępnimy tutaj, na naszej stronie internetowej. W związku z tym prosimy od czasu do czasu sprawdzać niniejszą Politykę prywatności.

9. Dane kontaktowe

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności bądź przechowywanych przez nas danych osobowych albo chęci skorzystania z któregoś z przysługujących praw do ochrony prosimy o kontakt.

Dane kontaktowe administratora danych:

Nazwa: Swappie Oy

Identyfikator firmy: 2692328-4

Adres: Itämerenkatu 3A, 00180 Helsinki, Finlandia

Adres e-mail: privacy (małpa) swappie.com

Strona internetowa: www.swappie.com

W razie zamiaru wniesienia skargi albo poczucia, że firma Swappie nie zajęła się wątpliwościami użytkownika w sposób zadowalający, użytkownik może skontaktować się z właściwym lokalnym organem nadzorczym w kraju siedziby użytkownika lub z organem nadzorczym w naszej lokalizacji, czyli fińskim inspektorem ochrony danych.